Distribuição de vinhos · com um exemplo fictício
Conferir faturas de clientes na distribuição de vinhos
Vendeu vinho a uma garrafeira ou a um restaurante e a fatura ao cliente está emitida. Antes de a dar por certa, alguém compara-a com o que o cliente encomendou e com o que realmente pagou: o cliente, a encomenda, os vinhos, as garrafas, os preços acordados, o total e o dinheiro recebido. O checafatura faz essas comparações contra os seus próprios registos e diz, verificação a verificação, o que bate certo, o que não bate e o que não conseguiu verificar.
O que é, e o que não é
Faz
Do lado de quem vende: compara uma fatura emitida a um cliente com a encomenda desse cliente e com os pagamentos recebidos dele, que importa em CSV ou Excel. Recomenda aprovar, rever ou não aprovar, e diz porquê.
Não faz
Não confere faturas de fornecedores nem contas a pagar, não gere stock, não confirma entregas, não é software de faturação certificado e não se liga ao seu ERP ou programa de faturação: os registos chegam em ficheiros que carrega.
Os registos de que precisa
- Clientes — número de cliente e nome, tal como os tem no seu sistema. É pelo número de cliente que a fatura é ligada ao cliente com certeza.
- Encomendas — referência, cliente, data e o total acordado com o cliente.
- Linhas de encomenda — para cada vinho, o código (SKU), a quantidade e o preço unitário acordado. Use a mesma unidade que a fatura usa: se a encomenda está em garrafas, a fatura também tem de estar.
- Pagamentos recebidos — valor, data, e a encomenda e o cliente a que pertencem.
- A fatura — o PDF que emitiu, ou os valores escritos à mão.
A venda do exemplo
Tudo nesta venda é inventado: o cliente, as referências, os vinhos e os valores. Não é um cliente nem um resultado real.
- Cliente (fictício)
- Garrafeira Exemplo do Largo, Lda. — número de cliente CLI-0007
- Encomenda
- ENC-2026-0315, de 01/09/2026
- Total acordado, com IVA
- 957,34 €
As quantidades estão em garrafas, na encomenda e em todas as faturas. O checafatura compara quantidades como números e não converte caixas em garrafas: uma fatura em caixas contra uma encomenda em garrafas apareceria como uma quantidade errada. O IVA a 13% é só um número para a conta do exemplo — o checafatura não confirma taxas de IVA, só que o subtotal mais o IVA dá o total. Na vida real, a venda de vinhos comuns como mercadoria está a 13% no continente, e o vinho servido à mesa de um restaurante a 23%: a calculadora de IVAexplica a diferença e confere as linhas de IVA de uma fatura.
| SKU | Vinho | Garrafas | Preço unitário acordado, sem IVA | Total da linha |
|---|---|---|---|---|
TINTO-DOURO-RES-75 | Tinto Douro Reserva, garrafa de 75 cl | 60 | 9,80 € | 588,00 € |
VERDE-BRANCO-75 | Vinho Verde branco, garrafa de 75 cl | 48 | 5,40 € | 259,20 € |
| Subtotal | 847,20 € | |||
| IVA (13%, no exemplo) | 110,14 € | |||
| Total | 957,34 € | |||
Quatro faturas contra esta encomenda
Os resultados abaixo não foram escritos à mão: cada fatura passou pelo mesmo motor de verificação que uma conta usa, com as verificações e as margens com que uma conta nova começa, quando esta página foi gerada.
| Caso | Total faturado | Pagamento recebido | Recomendação | Falhou | Não verificado |
|---|---|---|---|---|---|
| Fatura certa e paga | 957,34 € | 957,34 € | aprovar | — | — |
| Quantidade e valor errados | 1090,22 € | nenhum registado | precisa de revisão | As quantidades correspondem à encomenda; O total da fatura é o valor esperado | O valor pago corresponde ao que recebemos |
| Pagamento parcial | 957,34 € | 400,00 € | precisa de revisão | O valor pago corresponde ao que recebemos | — |
| Pagamentos por importar | 957,34 € | nenhum registado | aprovar | — | O valor pago corresponde ao que recebemos |
Fatura certa e paga — fatura FT 2026/118
A fatura repete a encomenda — as mesmas garrafas, os mesmos preços — e o cliente pagou o total por transferência.
TINTO-DOURO-RES-75: 60 garrafas a 9,80 € · VERDE-BRANCO-75: 48 garrafas a 5,40 € · subtotal 847,20 € · IVA 110,14 € · total 957,34 € · a fatura indica pago: 957,34 € · recebido: 957,34 € em 02/10/2026
Recomendação: aprovar
Confiança 100% · 13 passaram · 0 falharam · 0 não verificadas
- As 13 verificações passaram e todas as condições de aprovação estão cumpridas
- A aprovação automática está desligada, por isso continua a ser precisa uma pessoa para carregar em aprovar
O que quer dizer. Não há diferença a explicar. A recomendação é aprovar, mas a aprovação automática está desligada por omissão: continua a ser uma pessoa a registá-la.
O que fazer a seguir. Abrir a fatura, ler a lista de verificação e carregar em aprovar. A decisão fica registada com o seu nome.
Quantidade e valor errados — fatura FT 2026/119
A fatura cobra 72 garrafas do tinto em vez das 60 encomendadas. O total sobe com elas, e ainda não entrou nenhum pagamento.
TINTO-DOURO-RES-75: 72 garrafas a 9,80 € · VERDE-BRANCO-75: 48 garrafas a 5,40 € · subtotal 964,80 € · IVA 125,42 € · total 1090,22 € · a fatura indica pago: nada · recebido: nenhum pagamento registado
Recomendação: precisa de revisão
Confiança 97% · 10 passaram · 2 falharam · 1 não verificada
- As quantidades correspondem à encomenda: TINTO-DOURO-RES-75: faturadas 72, encomendadas 60
- O total da fatura é o valor esperado: Fatura de 1090,22 €, esperados 957,34 € — uma diferença de 132,88 €
- As quantidades correspondem à encomenda
TINTO-DOURO-RES-75: faturadas 72, encomendadas 60
Crítica · espera no máximo 0 · precisa de uma pessoaFalhou - O total da fatura é o valor esperado
Fatura de 1090,22 €, esperados 957,34 € — uma diferença de 132,88 €
Crítica · espera no máximo 1,00 · precisa de uma pessoaFalhou - O valor pago corresponde ao que recebemos
Não foi possível verificar — não há pagamentos registados nem indicados na fatura
Aviso · espera no máximo 1,00Não verificado
O que quer dizer. Uma das duas linhas foi faturada com mais garrafas do que o cliente pediu, por isso o total já não é o valor acordado. Não está bloqueada: vai para uma pessoa. O pagamento fica por verificar porque não há nenhum registado nem indicado na fatura.
O que fazer a seguir. Confirmar com quem preparou a fatura e, se o cliente recebeu e aceitou 60 garrafas, emitir a correção pelo vosso processo habitual antes de a aprovar.
Pagamento parcial — fatura FT 2026/120
A fatura está certa e indica o total como pago, mas só foram recebidos 400,00 € até agora.
TINTO-DOURO-RES-75: 60 garrafas a 9,80 € · VERDE-BRANCO-75: 48 garrafas a 5,40 € · subtotal 847,20 € · IVA 110,14 € · total 957,34 € · a fatura indica pago: 957,34 € · recebido: 400,00 € em 02/10/2026
Recomendação: precisa de revisão
Confiança 100% · 12 passaram · 1 falhou · 0 não verificadas
- O valor pago corresponde ao que recebemos: A fatura indica 957,34 € pagos; há 400,00 € registados em 1 pagamento
- O valor pago corresponde ao que recebemos
A fatura indica 957,34 € pagos; há 400,00 € registados em 1 pagamento
Aviso · espera no máximo 1,00 · precisa de uma pessoaFalhou
O que quer dizer. O que a fatura diz que foi pago não é o que está nos vossos registos de pagamentos. A fatura em si bate certo com a encomenda; a diferença está no dinheiro recebido.
O que fazer a seguir. Confirmar se falta importar um recebimento ou se o cliente pagou só uma parte, e tratar o valor em falta antes de dar a venda por fechada.
Pagamentos por importar — fatura FT 2026/121
A mesma fatura certa, mas os pagamentos ainda não foram importados e a fatura não diz quanto foi pago.
TINTO-DOURO-RES-75: 60 garrafas a 9,80 € · VERDE-BRANCO-75: 48 garrafas a 5,40 € · subtotal 847,20 € · IVA 110,14 € · total 957,34 € · a fatura indica pago: nada · recebido: nenhum pagamento registado
Recomendação: aprovar
Confiança 100% · 12 passaram · 0 falharam · 1 não verificada
- As 12 verificações passaram e todas as condições de aprovação estão cumpridas
- A aprovação automática está desligada, por isso continua a ser precisa uma pessoa para carregar em aprovar
- O valor pago corresponde ao que recebemos
Não foi possível verificar — não há pagamentos registados nem indicados na fatura
Aviso · espera no máximo 1,00Não verificado
O que quer dizer. Sem registos de pagamentos, a verificação do pagamento não corre e aparece como não verificada — nunca como aprovada. Por omissão esta verificação não é obrigatória, por isso a recomendação não muda; a linha «não verificado» é o aviso de que o dinheiro não foi conferido.
O que fazer a seguir. Importar os pagamentos e voltar a correr as verificações antes de dar o recebimento por conferido.
Das 15 verificações com que uma conta começa, 13 correram aqui. Ficaram de fora, em vez de aparecerem como aprovadas: A fatura ainda não foi processada — Esta página não guarda registo de faturas anteriores, por isso não consegue reconhecer uma repetição. Numa conta, esta verificação corre em todas as faturas. O documento foi lido por completo — Os valores foram escritos à mão, por isso não houve documento para ler. Numa conta, um PDF é lido e esta verificação diz o que não foi possível ler.
Uma recomendação não é uma aprovação
O que vê em cada caso é uma recomendação: aprovar, precisa de revisão, ou não aprovar. Nada fica aprovado por isso. Numa conta, aprovar é uma pessoa carregar em aprovar, e essa decisão fica registada com o nome, a hora e as verificações em que se baseou — e, se contrariar a recomendação, com a razão que deu. A aprovação automática está desligada até um administrador a ligar, e ligá-la fica registado à parte.
Registos em falta dão «não verificado»
Quando falta a informação de que uma verificação precisa — os pagamentos ainda não importados, uma encomenda sem total — essa verificação aparece como não verificada, nunca como aprovada. Se for uma verificação obrigatória, a fatura vai para uma pessoa. A verificação do pagamento não é obrigatória por omissão, e por isso o último caso acima continua a recomendar aprovar com o pagamento por conferir: a linha «não verificado» é o que o diz.
Começar com as suas faturas
Numa conta nova, importe os registos por esta ordem, porque cada ficheiro liga-se ao anterior:
- Clientes, com o número de cliente que as encomendas usam.
- Encomendas, e depois as linhas de encomenda, com o SKU, as garrafas e o preço acordado.
- Pagamentos recebidos, com a encomenda e o cliente a que pertencem.
- A fatura: carregue o PDF ou escreva-a à mão, e leia a lista de verificação antes de registar a decisão.
Os limites de hoje: um PDF é lido pela camada de texto; uma digitalização ou uma fotografia fica guardada e anexada, mas não é lida, e os valores são escritos à mão. Os ficheiros são carregados por si — não há ligação a outros sistemas nem importação agendada. A criação de conta e a aplicação estão, por agora, em inglês.
Para experimentar antes de criar conta, o verificador de faturas corre as mesmas verificações no seu navegador, com os valores que escrever. Para preparar os ficheiros, há modelos CSV de clientes, encomendas, linhas e pagamentos (em inglês).