Validação e aprovação de faturas
Cada fatura, verificada contra o que já sabe.
Um vendedor que aprova faturas faz à mão as mesmas onze comparações, uma fatura de cada vez: é o cliente certo, a encomenda certa, os produtos certos, o preço acordado, o valor esperado, o pagamento que realmente recebemos. O checafatura faz essas comparações num segundo e mostra o raciocínio.
O primeiro caso de uso é um vendedor de vinho. Uma venda de vinho fictícia, com a encomenda, a fatura e os pagamentos, está em Conferir faturas de clientes na distribuição de vinhos. Para procurar faturas possivelmente repetidas num CSV exportado, no seu navegador e sem conta, use Encontrar faturas duplicadas num CSV. Para pedir a um cliente ou colega que esclareça uma diferença numa fatura, há modelos editáveis em Email para esclarecer uma divergência numa fatura. Para ver que valores não batem certo entre um CSV de faturas e um CSV de pagamentos, no seu navegador e sem conta, use Conferir pagamentos e faturas em dois CSV. Para ver se o NIF de um cliente está bem formado, um número ou uma lista de clientes em CSV, use Validar NIF. Para ler o QR e conferir o IVA, o total e o ATCUD, use Ler QR de fatura. Para acrescentar ou retirar IVA a um valor, ou conferir as linhas de IVA de uma fatura, use a Calculadora de IVA.
Mostra o raciocínio
Cada fatura traz uma lista de verificação: o que passou, o que falhou, o que não foi possível verificar e porquê. Não há aprovações nem rejeições sem explicação, e o raciocínio fica guardado com a decisão, para que daqui a um ano se leia da mesma forma.
As regras são suas
Uma verificação é uma linha que edita: o que ver, com que comparar, quanta diferença é tolerável, e se uma falha bloqueia a aprovação ou só pede a uma pessoa que analise. Um euro de margem no total é uma definição, não uma nova versão.
Diz quando não tem a certeza
Um cliente reconhecido por um nome aproximado não é o mesmo que um reconhecido pelo número de cliente, e o checafatura dá-lhes pontuações diferentes e di-lo. Não verificado nunca conta como aprovado: uma verificação que não pôde correr aparece como não verificada, nunca como aprovada.
O que compara
Os seus registos de clientes, encomendas, vendas e pagamentos entram em CSV ou Excel. Os nomes das colunas são os seus: faz a correspondência uma vez e o checafatura lembra-se, por isso «Conta», «Nome do cliente» e «Total de vendas» não precisam de ser renomeados.
| Na fatura | Contra os seus registos | O que uma diferença significa |
|---|---|---|
| Nome do cliente, número de cliente, NIF | O registo do cliente | Uma diferença bloqueia a aprovação |
| Referência da encomenda | A encomenda, e em que conta está | A encomenda de outro cliente bloqueia a aprovação |
| Produtos e quantidades | As linhas da encomenda | Fora da margem, uma pessoa analisa |
| Preços unitários | Os preços acordados | Fora da margem, uma pessoa analisa |
| Total | O valor esperado | Decide quanta diferença é aceitável |
| Valor pago | Os pagamentos recebidos | Pagamentos parciais ou a mais são assinalados |
| Número e total da fatura | Tudo o que foi recebido antes | Uma repetição é bloqueada como duplicado |
Aprovação automática, quando decidir
O checafatura começa por recomendar, não por decidir. Cada fatura espera por uma pessoa. Quando confiar no que está a fazer, um administrador define as condições em que pode resolver sozinho uma fatura de baixo risco, e tudo o resto continua a chegar até si. Esse interruptor está desligado até alguém o ligar, e ligá-lo fica registado à parte no histórico de auditoria.
Esta é uma versão inicial. Ainda não se liga a uma plataforma externa de faturas e não consegue ler uma fotografia de uma fatura. A criação de conta e a aplicação estão, por agora, em inglês.Os limites estão escritos (em inglês).