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Lista de verificação para aprovar faturas: as 15 verificações antes de aprovar

Antes de aprovar uma fatura de cliente, confirme que indica um cliente que tem, que refere uma encomenda na conta desse cliente, que fatura os produtos, as quantidades e os preços dessa encomenda, que o total é o que a encomenda diz, que bate certo com os pagamentos realmente recebidos, que tem uma data razoável e que não foi vista antes. São 15verificações ao todo; 4 delas impedem logo a aprovação, e qualquer verificação que não tenha conseguido fazer conta como não feita, nunca como aprovada.

A lista de verificação

Pela ordem em que se fazem: não vale a pena comparar preços com uma encomenda antes de saber que é a encomenda certa. «Passa quando» é a margem com que começa uma conta nova do checafatura.

1. O cliente está identificado

   A fatura tem de corresponder a um cliente nos seus registos. Passa quando: tem de ser verdade. Se falhar: não aprovar.

   Apanha: Uma fatura dirigida a alguém a quem não vende: um erro no nome, uma nova designação comercial, ou uma fatura enviada para o sítio errado.

   Quando falha: Não aprove. Procure o cliente pelo número de cliente ou pelo NIF; se for mesmo um cliente novo, crie primeiro o registo e verifique outra vez.

   Ao confirmar o cliente, veja também se o NIF na fatura está bem formado: Validar NIF, um número ou uma lista de clientes em CSV.

2. A correspondência do cliente é suficientemente segura

   Uma correspondência só pelo nome, ou aproximada, vai para uma pessoa. Passa quando: pelo menos 95%. Se falhar: uma pessoa analisa.

   Apanha: Um cliente reconhecido só pelo nome, ou por um nome apenas parecido — o caso em que dois clientes poderiam ser o mesmo.

   Quando falha: Confirme o cliente pelo número de cliente ou pelo NIF antes de avançar. Peça que venha indicado na próxima fatura.

3. A fatura refere uma encomenda válida

   Tem de existir nos registos uma encomenda a que esta fatura pertence. Passa quando: tem de ser verdade. Se falhar: uma pessoa analisa.

   Apanha: Uma fatura sem encomenda por trás, ou que indica um número de encomenda que não existe.

   Quando falha: Pergunte a que encomenda pertence. Sem uma, não há com que comparar produtos, preços ou o total.

4. A encomenda está na conta do cliente

   Uma fatura que indica a encomenda de outro cliente nunca é aprovada automaticamente. Passa quando: tem de ser verdade. Se falhar: não aprovar.

   Apanha: Uma fatura que indica uma encomenda verdadeira, mas que está na conta de outro cliente.

   Quando falha: Não aprove. Ou o número da encomenda está errado, ou o cliente está; descubra qual antes de mais nada.

5. Os produtos estão na encomenda

   Cada linha de produto da fatura deve constar da encomenda. Passa quando: pelo menos 100%. Se falhar: uma pessoa analisa.

   Apanha: Um produto na fatura que nunca foi encomendado — uma substituição, um extra, ou uma linha copiada de outra fatura.

   Quando falha: Pergunte se a substituição foi combinada. Se foi, corrija a encomenda; se não, peça uma fatura corrigida.

6. As quantidades correspondem à encomenda

   As unidades faturadas devem ser as unidades encomendadas. Passa quando: no máximo 0. Se falhar: uma pessoa analisa.

   Apanha: Mais ou menos unidades faturadas do que as encomendadas, incluindo uma entrega parcial faturada como completa.

   Quando falha: Compare com o que foi realmente entregue. Aprove só o que foi encomendado e recebido; peça uma nota de crédito ou uma fatura corrigida para o resto.

7. Os preços unitários são os acordados

   Tolera-se um cêntimo de arredondamento; mais do que isso, não. Passa quando: no máximo 0,01. Se falhar: uma pessoa analisa.

   Apanha: Um preço unitário que não é o acordado: uma tabela de preços antiga, um desconto esquecido, um aumento não combinado.

   Quando falha: Confirme o preço acordado para esta encomenda. Um cêntimo de arredondamento tolera-se; mais do que isso precisa de uma fatura corrigida ou de um acordo por escrito.

8. O total da fatura é o valor esperado

   Com uma margem de um euro. Mais do que isso, uma pessoa analisa. Passa quando: no máximo 1,00. Se falhar: uma pessoa analisa.

   Apanha: Um total que não é o que a encomenda diz que devia ser, seja qual for a razão — a verificação que apanha o que as linhas deixam escapar.

   Quando falha: Encontre a linha que explica a diferença. Se nenhuma explica, a causa é a aritmética ou um encargo que não está na encomenda.

9. As contas da fatura batem certo

   O subtotal mais o IVA deve ser igual ao total indicado. Passa quando: no máximo 0,02. Se falhar: uma pessoa analisa.

   Apanha: Uma fatura cujo subtotal e IVA não somam o total que ela própria indica.

   Quando falha: Peça uma fatura corrigida. Uma fatura que não concorda consigo mesma não se paga com confiança, seja qual for o valor certo.

   Para conferir também se o IVA de cada linha corresponde à base e à taxa: Calculadora de IVA.

10. O valor pago corresponde ao que recebemos

    O valor pago indicado na fatura, comparado com os pagamentos registados. Passa quando: no máximo 1,00. Se falhar: uma pessoa analisa.

    Apanha: Uma fatura dada como paga quando o dinheiro recebido diz outra coisa: um pagamento parcial, um pagamento a mais, ou nenhum pagamento.

    Quando falha: Compare com os pagamentos realmente recebidos. Registe o saldo em dívida, ou o valor pago a mais a devolver ou a creditar.

11. A data da fatura está dentro do prazo esperado

    Uma fatura emitida mais de 60 dias depois da encomenda merece um olhar. Passa quando: no máximo 60 dias. Se falhar: apenas um aviso.

    Apanha: Uma fatura emitida muito depois da encomenda — uma fatura atrasada, ou uma emitida contra a encomenda errada, mais antiga.

    Quando falha: Merece um olhar, não uma paragem. Confirme que a encomenda é a certa e que ainda não foi faturada.

12. A fatura não tem data no futuro

    Uma data no futuro é um erro de escrita, ou algo pior. Passa quando: não pode ser verdade. Se falhar: não aprovar.

    Apanha: Uma fatura com data posterior a hoje: um erro de escrita, ou um documento preparado antecipadamente.

    Quando falha: Não aprove. Peça que a fatura seja reemitida com a data certa.

13. A fatura ainda não foi processada

    O mesmo número e o mesmo total, já vistos antes. Passa quando: não pode ser verdade. Se falhar: não aprovar.

    Apanha: A mesma fatura — mesmo número, mesmo total — a chegar uma segunda vez, por email e por correio, ou reenviada depois de um lembrete.

    Quando falha: Não aprove. Encontre a anterior e o que foi decidido sobre ela; aprovar a cópia é pagar duas vezes.

14. A moeda é a moeda do cliente

    Uma fatura numa moeda inesperada não é um problema de arredondamento. Passa quando: tem de ser verdade. Se falhar: uma pessoa analisa.

    Apanha: Uma fatura numa moeda com que o cliente não trabalha consigo, que nenhuma margem no total consegue explicar.

    Quando falha: Peça a fatura na moeda acordada. Não a converta você mesmo para aprovar o resultado.

15. O documento foi lido por completo

    Uma fatura lida só em parte é revista por uma pessoa, nunca aprovada sozinha. Passa quando: tem de ser verdade. Se falhar: uma pessoa analisa.

    Apanha: Um documento que não pôde ser lido por completo — um valor em falta, uma digitalização sem texto — e por isso algumas verificações acima não tiveram o que ver.

    Quando falha: Uma pessoa lê o documento e escreve o que faltou. Até lá, as verificações que dependiam dele não correram.

A regra por baixo de todas

Uma verificação que não pôde ser feita não é uma verificação que passou. Se não há pagamentos registados, a verificação do pagamento não correu; se a fatura não tem subtotal, ninguém confirmou que as contas batem certo. Escreva «não verificado» ao lado, e se for uma verificação que importa, envie a fatura a quem a possa fazer em vez de aprovar por cima da falha.

O verificador gratuito faz todas as verificações acima exceto duas que não consegue fazer honestamente num navegador, e di-lo em vez de as dar como aprovadas:

• A fatura ainda não foi processada. Esta página não guarda registo de faturas anteriores, por isso não consegue reconhecer uma repetição. Numa conta, esta verificação corre em todas as faturas.
• O documento foi lido por completo. Os valores foram escritos à mão, por isso não houve documento para ler. Numa conta, um PDF é lido e esta verificação diz o que não foi possível ler.