Verificador de faturas gratuito
Verifique uma fatura contra a encomenda e o pagamento.
Escreva a fatura, a encomenda tal como a tem registada e o que já foi pago. As mesmas verificações que uma conta faz voltam como aprovadas, falhadas ou não verificadas, cada uma com a sua razão, e com uma recomendação: aprovar, precisa de revisão por uma pessoa, ou não aprovar.
Sem conta. Corre no seu navegador: nada do que escreve é enviado para lado nenhum.
O que significa cada verificação
Uma fatura é comparada com o cliente que indica, com a encomenda a que pertence e com os pagamentos recebidos dessa encomenda. Cada diferença custa uma coisa diferente:
| Na fatura | Contra os seus registos | O que uma diferença significa |
|---|---|---|
| Nome do cliente, número de cliente, NIF | O registo do cliente | Uma diferença bloqueia a aprovação |
| Referência da encomenda | A encomenda, e em que conta está | A encomenda de outro cliente bloqueia a aprovação |
| Produtos e quantidades | As linhas da encomenda | Fora da margem, uma pessoa analisa |
| Preços unitários | Os preços acordados | Fora da margem, uma pessoa analisa |
| Total | O valor esperado | Decide quanta diferença é aceitável |
| Valor pago | Os pagamentos recebidos | Pagamentos parciais ou a mais são assinalados |
| Número e total da fatura | Tudo o que foi recebido antes | Uma repetição é bloqueada como duplicado |
As verificações que esta página faz
São as verificações com que uma conta nova começa, com as margens com que começa. Numa conta, cada uma é uma linha que um administrador pode afinar, desligar ou tornar mais exigente.
| Verificação | O que vê | Passa quando | Se falhar |
|---|---|---|---|
| O cliente está identificado | A fatura tem de corresponder a um cliente nos seus registos. | tem de ser verdade | Não aprovar |
| A correspondência do cliente é suficientemente segura | Uma correspondência só pelo nome, ou aproximada, vai para uma pessoa. | pelo menos 95% | Uma pessoa analisa |
| A fatura refere uma encomenda válida | Tem de existir nos registos uma encomenda a que esta fatura pertence. | tem de ser verdade | Uma pessoa analisa |
| A encomenda está na conta do cliente | Uma fatura que indica a encomenda de outro cliente nunca é aprovada automaticamente. | tem de ser verdade | Não aprovar |
| Os produtos estão na encomenda | Cada linha de produto da fatura deve constar da encomenda. | pelo menos 100% | Uma pessoa analisa |
| As quantidades correspondem à encomenda | As unidades faturadas devem ser as unidades encomendadas. | no máximo 0 | Uma pessoa analisa |
| Os preços unitários são os acordados | Tolera-se um cêntimo de arredondamento; mais do que isso, não. | no máximo 0,01 | Uma pessoa analisa |
| O total da fatura é o valor esperado | Com uma margem de um euro. Mais do que isso, uma pessoa analisa. | no máximo 1,00 | Uma pessoa analisa |
| As contas da fatura batem certo | O subtotal mais o IVA deve ser igual ao total indicado. | no máximo 0,02 | Uma pessoa analisa |
| O valor pago corresponde ao que recebemos | O valor pago indicado na fatura, comparado com os pagamentos registados. | no máximo 1,00 | Uma pessoa analisa |
| A data da fatura está dentro do prazo esperado | Uma fatura emitida mais de 60 dias depois da encomenda merece um olhar. | no máximo 60 dias | Apenas um aviso |
| A fatura não tem data no futuro | Uma data no futuro é um erro de escrita, ou algo pior. | não pode ser verdade | Não aprovar |
| A moeda é a moeda do cliente | Uma fatura numa moeda inesperada não é um problema de arredondamento. | tem de ser verdade | Uma pessoa analisa |
Duas verificações que uma conta faz ficam de fora aqui, em vez de aparecerem como aprovadas:
- A fatura ainda não foi processada. Esta página não guarda registo de faturas anteriores, por isso não consegue reconhecer uma repetição. Numa conta, esta verificação corre em todas as faturas.
- O documento foi lido por completo. Os valores foram escritos à mão, por isso não houve documento para ler. Numa conta, um PDF é lido e esta verificação diz o que não foi possível ler.
Perguntas
A minha fatura é enviada para algum lado?
Não. As verificações correm nesta página, no seu navegador. Nada do que escreve é enviado para um servidor e nada fica guardado quando fecha o separador. O site conta as visitas, como em todas as páginas daqui; não vê o que escreve.
Consegue ler um PDF?
Não nesta página — aqui escreve os valores. Numa conta, um PDF com camada de texto é lido, e o que não foi possível ler é indicado e enviado a uma pessoa. Uma digitalização ou uma fotografia fica guardada e anexada, mas não é lida, porque ainda não há reconhecimento de caracteres.
O que quer dizer «não verificado»?
Que uma verificação não pôde correr, porque falta a informação de que precisa — nenhum pagamento indicado, nenhum subtotal na fatura. Nunca conta como aprovada. Uma verificação obrigatória que não pôde correr envia a fatura a uma pessoa em vez de a aprovar.
Como faço isto em todas as faturas?
Crie uma conta e importe os seus clientes, encomendas e pagamentos em CSV ou Excel. Cada fatura que acrescentar é depois comparada e verificada contra esses registos, com verificações e margens que pode alterar, e cada decisão fica num registo de auditoria que não pode ser editado.
Para ler a seguir
- Lista de verificação para aprovar faturas: as 15 verificações antes de aprovar — Cada verificação em palavras simples, o que apanha e o que fazer quando falha. Imprime-se em uma ou duas páginas.
Tem um site para contabilistas ou equipas comerciais?Ponha este verificador no seu site — uma linha de código, em português ou em inglês.